Nota de informare destinata candidatilor

 

 

  • Nota de informare destinata persoanelor care candideaza pentru un loc de munca in cadrul Arctic (RO)
  • Arctic Job Applicant Privacy Notice (EN)

 

 

Arctic S.A. („Compania” sau „noi”), acționând în calitate de operator de date cu caracter personal, va folosi datele cu caracter personal pe care le colectăm despre dumneavoastră în contextul unui proces de recrutare cu respectarea legilor aplicabile privind confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal. Dacă aveți cunoștință de faptul că au avut loc modificări sau că există inadvertențe în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal, trebuie să informați Societatea despre respectivele modificări, astfel încât datele dumneavoastră cu caracter personal să poată fi actualizate sau corectate.

Nicio candidatură și nicio participare la un interviu nu va da naștere unei relații de muncă sau vreunui alt contract între Societate și dumneavoastră. Depunerea CV-ului și a candidaturii dumneavoastră nu obligă Societatea să aibă în vedere candidatura dumneavoastră, să vă acorde un interviu sau să vă facă o ofertă de muncă. Dacă în urma unei candidaturi depuse de către dumneavoastră Societatea vă oferă un loc de muncă, respectiva ofertă de muncă va fi condiționată de semnarea de către dumneavoastră a termenilor și condițiilor scrise de angajare și de respectarea de către dumneavoastră a oricăror alte solicitări rezonabile din partea Societății.

 

 

Tipuri de Date cu Caracter Personal Colectate

 

Colectăm datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când ne transmiteți CV-ul dumneavoastră sau când candidați pentru un loc de muncă prin intermediul unui formular de înregistrare online sau un website de căutare de locuri de muncă ori atunci când datele dumneavoastră cu caracter personal ne sunt transmise de terțe entități de recrutare. Datele cu caracter personal pe care le colectăm și le folosim în legătură cu dumneavoastră constau in următoarele tipuri de date:

  • Informații personale (cum sunt numele, titulatura, data nașterii, adresa, adresa de email, numărul de telefon, naționalitatea, genul);
  • Educația și detaliile privind cursurile de calificare absolvite (istoricul studiilor absolvite);
  • Istoricul locurilor de muncă (inclusiv CV-ul și datele de contact ale persoanelor care vă recomandă); si
  • Rapoartele evaluărilor performanței, rezultatele interviurilor de evaluare a performanței, testele de evaluare a performanței, informații despre activitățile întreprinse și cursurile absolvite pentru dezvoltarea profesională, existența permisului de conducere, calitatea de membru în diverse asociații;
  • Imaginea și vocea (înregistrări în cadrul procesului de recrutare online, de ex.: pe platforma Peoplise);
  • Societatea prelucrează datele cuprinse în cazierul judiciar numai în condiții speciale, atunci când prelucrarea este prevăzută de legea aplicabilă
  • Alte informtii pe care ni le furnizati in mod voluntar (precum fotografia dumnavoastra).

 

 

Scopurile si Temeiul Juridic pentru Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

 

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în legătură cu dumneavoastră vor fi folosite de Societate în scopul:

  • de a încheia un contract de muncă cu dumneavoastră dacă candidatura dumneavoastră este de succes, inclusiv în vederea activităților de administrare a personalului și pentru a face demersurile prealabile încheierii contractului de muncă, inclusiv pentru a desfășura verificări privind istoricul dumneavoastră, precum solicitarea de recomandări de la foști angajatori ai dvs.;
  • intereselor legitime ale Societății în legătură cu administrarea, evaluarea și gestionarea candidaturii dumneavoastră pentru postul respectiv, inclusiv pentru a stabili dacă corespundeți rolului pentru care ați aplicat și pentru a vă informa în legătură cu evoluția candidaturii dumneavoastră;
  • de a respecta obligațiile legale ale Societății, cum ar fi prelucrarea de informații despre naționalitatea dumneavoastră sau despre situația vizei pentru a respecta legile privind imigrația și cele privind relațiile de muncă;
  • activităților de practică, proiectelor legate de activitățile de practică sau legate de implementarea acestora.

 

Dacă vă opuneți colectării și folosirii datelor cu caracter personal care sunt necesare Societății pentru a își îndeplini obligațiile legale sau a putea încheia un contract de muncă, este posibil să nu putem prelucra candidatura dvs.

Dacă ne puneți la dispoziție datele cu caracter personal ale unor terțe părți (cum sunt informațiile despre persoanele care vă recomandă), trebuie să vă asigurați că notificați respectiva terță persoană înainte de a ne comunica datele sale personale, prezentându-i acesteia prezenta Notă de Informare, explicându-i faptul că datele sale cu caracter personal vor fi prelucrate conform prezentei Note de Informare și obținându-i acordul, acolo unde este cazul.

 

 

Verificările Istoricului Dumneavoastră

 

Cu respectarea legii aplicabile, Societatea poate efectua verificări ale istoricului dvs. pentru anumite poziții (precum cele manageriale). În astfel de cazuri, oferta de muncă poate fi condiționată de finalizarea cu succes a oricăror verificări ale istoricului dumneavoastră (ca de exemplu, solicitarea de recomandări de la foști angajatori), cu respectarea legii aplicabile.

 

 

Dezvăluirea Datelor cu Caracter Personal

 

În scopurile indicate mai sus, este posibil să dezvăluim datele dumneavoastră cu caracter personal unor alte persoane. Destinatarii datelor dumneavoastră cu caracter personal ar putea include:

  • Persoanele care vă recomandă. În contextul (și în scopul) candidaturii dumneavoastră pentru un loc de muncă în cadrul Societății, vom contacta și discuta despre experiența și performanța dumneavoastră anterioare cu orice persoane pe care le indicați ca persoane de referință. Acest lucru ar putea implica transferul unora dintre datele dumneavoastră cu caracter personal către aceste persoane.
  • Alte entități ale grupului internațional Arcelik din care face parte si Societatea. Este posibil să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal către alte societăți care aparțin grupului Arcelik, care ar putea să folosească datele dumneavoastră cu caracter personal conform prezentei Note de informare. În special, în cazul în care candidați pentru o poziție de nivel management - senior, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi dezvăluite societății holding Koc Holding, care deține grupul Arҫelik, cu sediul în Turcia, care va fi cea care va lua deciziile finale de angajare pe astfel de poziții.

Furnizorii de servicii

    .Societatea poate transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către societăți care ne furnizează servicii și care acționează ca persoane împuternicite, cum ar fi furnizorii IT, în scopul dezvoltării sistemului și pentru suport tehnic. Furnizorii de servicii sunt obligați să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal și nu le este permis să folosească datele cu caracter personal în niciun alt scop decât acela de a presta serviciile pe care ni le furnizează.
  • Partenerii de afaceri. Este posibil să dezvăluim datele dumneavoastră cu caracter personal către partenerii noștri de afaceri, dacă acest lucru este necesar în cadrul procesului de selecție a candidaților, cum ar fi agențiile de recrutare, societățile contractate pentru a desfășura verificările istoricului dumneavoastră în numele nostru, centre de evaluare, furnizorii de platforme cu oferte de locuri de muncă, agențiile de șomaj etc.
  • Terțe părți atunci când este prevăzut de lege. Este posibil sa dezvaluim datele dumneavoastra cu caracter personal catre o terta parte, daca acest lucru este necesar in vederea respectarii unei obligatii legale sau a unei decizii emise de o autoritate judiciara, o autoritate publica sau un organ guvernamental, ori daca dezvaluirea este necesara pentru asigurarea securitatii nationale, pentru aplicarea legii sau din alte motive de importanta publica.
  • Terțe părți în legătură cu o vânzare de întreprindere. În cazul în care vom realiza o vânzare sau un transfer de active sau dacă vom fi altfel implicați într-o fuziune sau un transfer de activitate / active, este posibil să vă transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal către una sau mai multe terțe părți în cadrul respectivei tranzacții.
  • Alte terțe părți cu acordul dumneavoastră. Este de asemenea posibil să distribuim datele dumneavoastră cu caracter personal către alte terțe părți, cu acordul dumneavoastră. De asemenea, este posibil ca o terță parte să ne pună la dispoziție datele dumneavoastră cu caracter personal, cum ar fi: CV-urile furnizate de sindicat sau de Universitate în scop de recrutare, etc.

 

 

Transferul Internațional de Date cu Caracter Personal

 

Destinatarii datelor dumneavoastră cu caracter personal pot fi situați în țări din afara Spațiului Economic European („SEE”), Marea Britanie („Marea Britanie”) și Elveția, care pot avea legi care reglementează un nivel diferit de protecție a datelor cu caracter personal față de legile țării dumneavoastră de reședință. În special, putem transfera datele dvs. cu caracter personal către compania noastră mama din Turcia.

Ne angajăm ca, în conformitate cu legile relevante privind protecția datelor cu caracter personal, să protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal care ar putea face obiectul unui transfer transfrontalier.

 

Înainte de a transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE, a Marii Britanii sau a Elveției, vom adopta garanții pentru a ne asigura că respectivele date beneficiază de același nivel de protecție ca și cel prevăzut de legile aplicabile privind protecția datelor din cadrul SEE, Marea Britanie și Elveția, inclusiv clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană. Puteți obține un exemplar al acestor clauze contactându-ne folosind informațiile din secțiunea „Date de Contact”.

 

 

Păstrarea Datelor Dumneavoastră cu Caracter Personal

 

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi păstrate doar pe perioada de timp necesară în mod rezonabil pentru atingerea scopurilor prevăzute în prezenta notă și pe termenul impus de legea aplicabilă.

 

În cazul în care candidatura dumneavoastră este respinsă, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi păstrate la dosar timp de 6 luni și pot fi folosite pentru oportunități viitoare de angajare, numai cu consimțământul dvs., sub condiția respectării legii aplicabile privind păstrarea datelor cu caracter personal. Vă puteți retrage oricând consimțământul folosind datele de contact din secțiunea „Date de Contact”.

Informațiile obținute în contextul verificărilor istoricului vor fi păstrate doar pe perioada de timp necesară în mod rezonabil pentru atingerea scopurilor prevăzute mai sus, în conformitate cu legea aplicabilă.

Dacă candidatura dumneavoastră este una de succes și vă este oferit un loc de muncă în cadrul Societății, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi transferate într-un dosar de personal și vor fi prelucrate și păstrate conform legii aplicabile și potrivit Notei de informare adresate angajaților, un exemplar al acesteia urmând să vă fie pus la dispoziție.

 

 

Drepturile Dumneavoastră

 

Sub rezerva condiționărilor și limitărilor prevăzute de legea aplicabilă, aveți dreptul de a solicita accesarea, rectificarea sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau restricționarea prelucrării acestora sau de a vă opune prelucrării de către noi a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

 

Ați putea de asemenea să solicitați portabilitatea datelor și să contestați anumite decizii automate pe care le-am putea adopta în ceea ce vă privește, dacă respectivele decizii au efecte juridice sau consecințe de o însemnătate similară.

 

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. aveți dreptul să vă retrageți în orice moment consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până la acel moment.

 

Noi nu desfășurăm în general un astfel de proces decizional automatizat dar, în cazul în care vom întreprinde acest lucru, vă vom comunica clar cazurile în care sunt luate astfel de decizii.

Solicitările în acest sens trebuie depuse în scris folosind datele de contact din secțiunea „Date de Contact”.

Aveți de asemenea dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a protecției datelor din țara dumneavoastră de reședință.

 

 

Datele de Contact

 

În cazul în care doriți să aflați mai multe despre operațiunile noastre de prelucrare și angajamentul nostru de menținere a confidențialității, puteți contacta Departamentul de Resurse Umane sau Responsabilul cu Confidențialitatea Datelor la: privacy@arctic.ro

Puteți, de asemenea, să ne scrieți la: ARCTIC S.A. România, județul Dâmbovița, orașul Găești, str. 13 Decembrie nr. 210.

 

Prezenta Notă de informare a fost actualizată la data de 12.11.2020

 

 

 

Arctic S.A.  (“The Company” or “we” or “us”), acting under its capacity as controller of personal data, will use the personal data we collect about you in the context of a job application process in compliance with applicable privacy and data protection laws. If you are aware of changes or inaccuracies in your personal data, you should inform the Company of such changes so that your personal data may be updated or corrected.

Any job application or the granting of an interview will not create an employment relationship or other agreement between the Company and yourself. The submission of your resume and application does not obligate the Company in any way to consider your application, to grant an interview or to make an offer of employment. If subsequent to a job application you are offered employment by the Company, that offer of employment will be conditional on your executing written terms and conditions of employment and complying with any other reasonable requests of the Company.

 

 

Types of Personal Data Collected

 

We may collect personal data relating to you when you submit your CV to us or apply for a job via an online registration form or a job-search website or if your personal data is submitted to us via third-parties, such as recruiters, referees, trade unions, universities or collected from general searches online. The personal data we collect and use about you consists of the following types of data:

  • Personal details (such as name, title, date of birth, address, email address, phone number, nationality, gender);
  • Education and training details (such as education histor)y;
  • Employment history (including CV and referee contacts);
  • Performance evaluation reports, results of performance evaluation interviews, performance evaluation tests, information on activities and trainings concerning career development, driving license and memberships in associations and foundations;
  • Image and voice (recordings in the online recruitment process, for. eg. on the Peoplise platform)
  • The Company processes the data from the criminal record only in the specific legal conditions, when the processing is required by the applicable law; and
  • Any other information you provide to us on a voluntary basis (such as a photograph).   

 

 

Purposes and Legal Basis for Processing Personal Data

 

The personal data that we process relating to you will be used by the Company for the purpose of:

  • Entering into an employment contract with you if your application is successful, including for purposes of personnel administration and to take steps which are necessary before the Company can enter into an employment contract with you, including to carry out appropriate background checks, such as reference checks from previous employers;
  • Company’s legitimate interests in connection with the administration, evaluation and management of your job application, including to determine your suitability for the role you have applied for and to keep you informed of your progress;
  • meeting Company’s legal obligations, such as processing information about your nationality or visa status to comply with immigration and employment laws;
  • internship and internship related projects and implementation.

 

If you oppose the collection and use of personal data that the Company needs in order to meet it’s legal obligations or to enter into the employment contract with you, we may not be able to process your job application.

If you provide us with the personal data of third parties (such as information relating to your referees), you must ensure that you notify the relevant third party before sharing their personal data with us by showing them this Privacy Notice, explaining that their personal data will be processed in accordance with this Privacy Notice, and obtaining their consent, where appropriate.

 

 

Background Checks

 

Subject to applicable law, the Company may perform background checks for specific roles (such as Managerial positions). In such cases, offers of employment may be conditional upon successful completion of these background checks (eg reference checks from previous employers) so far this permitted by applicable law.

 

 

Sharing of Personal Data

 

For the purposes set out above, we may share your personal data with other parties. The recipients of your personal data may include:

  • Referees.  In the context (and for the purposes) of your job application process with us, the Company will contact and discuss your previous experience and performance with any persons you indicated as referees. This may involve the transfer of some of your personal data to these persons.
  • Other entities of Arҫelik’s worldwide group from which the Company is part. The Company may transfer your personal data to other Arҫelik departments and affiliated companies, who may use your personal data in accordance with this Privacy Notice. In particular, if you are applying for a senior management-level position, your personal data will be shared with the holding company of the Arҫelik group, Koc Holding, located in Turkey who will make final hiring decisions for such positions.
  • Service providers.  The Company may transfer your personal data to companies that provide services to us and act as data processors in connection with the job application process, such as IT providers for the purposes of system development and technical support. The service providers are required to keep your personal data confidential and are not permitted to use the personal data for any other purpose than to carry out the services they are performing for us.
  • Business partners.  We may disclose your personal data to our business partners if it is necessary for the job application process, such as recruitment agencies, companies contracted to carry out background checks on our behalf, assessment centers, job platforms providers, unemployment agencies etc.
  • Third parties where required by law.  We may disclose your personal data to a third party if it is necessary to comply with a legal obligation or the decision of a judicial authority, a public authority or a government body, or if disclosure is necessary for national security, law enforcement or other issues of important public interest.
  • Third parties in connection with a business sale. If we make a sale or transfer of assets or are otherwise involved in a merger or business / asset transfer, we may transfer your personal data to one or more third parties as part of that transaction.
  • Other third parties with your consent.  We may also share your personal data with other third parties when you consent to such sharing.

 

 

International Transfers of Personal Data

 

The recipients of your personal data may be located in countries outside of the European Economic Area (the “EEA”), the United Kingdom (the “UK”) and Switzerland, which may have laws providing for a different level of data protection than the laws in your country of residence. In particular, we may transfer your personal data to our holding company located in Turkey.

 

The Company is committed, consistent with relevant data protection laws, to the protection of your personal data which may be transferred across borders.

 

Before transferring your personal data outside the EEA, the UK and Switzerland, we will adopt safeguards to ensure that such data will be afforded the same level of protection as under applicable data protection laws within the EEA, the UK and Switzerland, including the standard contractual clauses adopted by the European Commission, where appropriate. You can obtain a copy of these clauses by contacting us via the information found in the “Contact Information” section.

 

 

Data Retention

 

Your personal data will be retained only for so long as reasonably necessary for the purposes set out in this notice and as long as required by applicable law. In case your application is rejected your personal data may be retained on file for 6 months for recruitment application to be used for future employment opportunities.

 

If your application is rejected, your personal data can be kept on file for 6 months and can be used for future employment opportunities, only based on your consent, according to the applicable law regarding the storage of personal data. You can withdraw your consent at any time using the contact details provided in the “Contact Information” section.

If your application is successful and you are offered an employment with the Company, your personal data will be transferred to an employee personnel file and will be processed and retained in accordance with applicable law and the applicable employee privacy notice, a copy of which will be provided to you.

 

 

Your Rights

 

Subject to the conditions and limitations set out in applicable law, you are entitled to request access to, rectification or erasure of your personal data or restriction of the processing or to object to the processing of your personal data by us.

 

You may also be able to request data portability and to contest certain automated decisions we may make about you if such decisions have legal or otherwise similarly-significant consequences.

 

Where the processing activity is based on your consent, you have the right to withdraw such consent at any time given, without affecting the legality of the personal data already processed.

 

Requests should be submitted in writing to the contact details provided in the “Contact Information” section. 

You also have a right to lodge a complaint with the supervisory authority for data protection in your country of residence.

 

 

Contact Information

 

Requests to exercise these rights should be made to the Arctic Human Resources Department or to Data Privacy Responsible at privacy@arctic.ro.

You can also write to us at: ARCTIC S.A. Romania, Dambovita county, Gaesti city, 13 Decembrie Street, 210 no.

 

This Privacy Notice was last updated on 12.11.2020